Not known Facts About Gestión de Documentos
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Dificultad para encontrar información: La búsqueda handbook de documentos puede ser tediosa y consumir mucho tiempo.
Equipo de Proyecto: Designar un equipo de proyecto con roles y responsabilidades claramente definidos, incluyendo un gerente de proyecto, especialistas en TI, representantes de los usuarios finales, etcetera.
Por otro lado, la seguridad basada en la nube a menudo excede la de las propias instalaciones. Los protocolos de seguridad empleados por muchos proveedores de servicios en la nube a menudo exceden las estrategias de los departamentos de TI internos.
OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser utilizados por el software empresarial.
El software para la gestión de documentos de Alfresco controla el contenido empresarial a partir de un sistema de gobierno de la información integrado y basado en el RGPD.
Fiabilidad y seguridad de la plataforma: examinamos las medidas de seguridad implementadas y la estabilidad standard del software para garantizar la protección de la información empresarial.
Hacer que la gestión de documentos funcione en beneficio de su empresa requiere un sistema realmente eficaz. Limitarse a escanear todo desde el archivador a Google Drive solo traslada los mismos problemas del papel a los archivos digitales.
Por un lado, fomenta la eficiencia operativa al reducir el tiempo documentos digitales que los empleados dedican a buscar información. Por otro lado, optimiza los recursos, evitando duplicidades y errores que pueden resultar costosos.
La cantidad exacta depende de las características y la cantidad de almacenamiento requerido e incluye todas las actualizaciones y el mantenimiento. Los principales beneficios que esto implica son:
Reducción de costos: Al optimizar el manejo de los documentos, se reducen los gastos asociados a su almacenamiento y archivo.
Un sistema de gestión documental eficiente no solo facilita el almacenamiento y la organización de la información, sino que también mejora la seguridad, el acceso y la trazabilidad de los documentos dentro de una empresa.
La gestión de los expedientes de los empleados, la tramitación de facturas y la gestión de contratos son excelentes puntos de partida, ya que su automatización se traducirá en un gran aumento de la productividad y en un ahorro de costes cuantificable.
En la práctica, esto significa que puede extraer información de cualquier documento impreso o escrito a mano de forma rápida y precisa. De esta manera, ahorra tiempo y reduce significativamente el riesgo de errores manuales en la conversión de estos materiales.
Transparencia informativa: El almacenamiento y acceso a la información y documentación, mediante un SGD implementado en las empresas, permite a los usuarios dentro de un área o con accesos privilegiados monitorear en cualquier momento y de forma inmediata el estatus y/o localización de documentación clave, además de identificar quiénes son los responsables o participantes de la operación o etapa operativa en la que se encuentra.